Офисный
документооборот
Информационные
технологии применяются не только
для заключения (оформления) сделок,
но и для контроля за их исполнением,
составления соответствующей
отчетности, перенаправления
транспортных потоков и т.д. При этом
значительная часть указанных
процессов может быть описана
алгоритмом и выполняется без
непосредственного участия человека,
обеспечивая тем самым максимальное
удобство, оперативность и экономию
накладных расходов.
Согласно
данным различных исследований,
около 70% всех документов сегодня
размещается на бумажных носителях,
15% - структурированные базы данных и
еще 15% - электронные,
неструктурированные носители. Для
России это соотношение выглядит как
85, 5 и 10.
Для
решения проблемы автоматизации
офисного документооборота мы
предлагаем Вам использовать один из
вариантов наших программных
продуктов «Офисный документооборот»
Все
рабочие места настраиваются под
стандарты работы Вашего учреждения
На
схеме представлена общая структура
работы электронного
документооборота для организации.
Основным объектом структуры
является ТОВАР. Сама структура
содержит маршрут его прохождения по
системе электронного
документооборота. Причиной
формирования заказа является
предшествующее событие, связанное с
клиентом (телефонный звонок, приход
клиента в офис). В системе заказа
описывается вся информация о
заказанных товарах, а так же
отображается весь маршрут
прохождения товара (выписка счетов,
договоров, прибытие товара на склад,
отпуск его). Менеджер имеет
возможность сформировать заказ к
поставщику на приобретение
оборудования для клиента. Так же он
может перепоручить работу с заказом
другому менеджеру. Эта информация
так же отображается в системе
заказа клиента. Полную информацию о
прохождении товара в системе может
оперативно просмотреть и
проконтролировать руководство.
Электронная система содержит
рабочие места Руководства,
Администратора, Менеджера,
Транспортного отдела, Бухгалтерии,
Склада.
Основные
параметры системы:
-
простота в обучении и
эксплуатации
-
возможность гибкой настройки
системы по желанию клиента
-
конвертация любых данных в (из)
другие системы
-
простота внедрения в работающую
систему
-
оперативный доступ к информации
о статусе товара
-
возможность формирования любых
отчетов
-
оперативный поиск любой
информации в системе
-
быстрый доступ к событиям,
относящихся клиенту или заказу
-
возможность оперативного
назначения поручений сотрудникам
-
гибкое разграничение прав
доступа
-
возможность удаленного доступа
к системе посредством сети Интернет
-
удобная ирреархическая
структура хранения данных
-
архивация данных
|
